U posljednjih desetak godina porastom aktivnosti digitalizacije arhivskoga gradiva zamijećena je negativno intonirana odvojenost, neovisnost i neusklađenost u radu Hrvatskih arhiva kada je u pitanju izrada, katalogizacija i distribucija digitalnih materijala. Hrvatski državni arhiv savjetodavna je i nadzorna institucija koja regulira rad svih državnih i privatnih arhiva, ali u praksi se pokazalo kako gradivo, popisi, digitalni resursi i baze podataka opstaju neovisno o drugim institucijama, a pristup digitalnim materijalima koji bi se mogli, a ponekada i morali dijeliti s drugim ustanovama otežan je zbog naravi samih materijala. Digitalni materijali koje generira pojedini arhiv čuvaju se lokalno na vlastitoj opremi za pohranu podataka koja često ne zadovoljava suvremene uvjete čuvanja, a u većini slučajeva ne postoje niti sigurnosne kopije istih, dok je dijeljenje ovih materijala gotovo nemoguće jer audio-vizualno gradivo nije primjereno za prijenos klasičnim rješenjima poput elektronske pošte. Ovakav rad državnih arhiva stvara informacijske i organizacijske silose koji ne doprinose sigurnosti, lakoći korištenja, suradnji i dostupnosti podataka, a gubici se stvaraju i na izostanku iskorištenja ekonomije velikih brojeva. Koristeći ITIL okvir prezentirana su dva moguća rješenja za problem dijeljenja i sigurnosnu pohrane podataka.